Personvernerklæring for MittBygg

Sist oppdatert: [dato]

Utkast — må gjennomgås av jurist og oppdateres med faktiske leverandører og regioner før publisering.

Denne erklæringen forklarer hvordan personopplysninger behandles i MittBygg, en tjeneste der utleiere og leietakere følger opp oppgaver, meldinger og dokumentasjon knyttet til boligen.

1. Hvem er ansvarlig for opplysningene dine?

Det avhenger av hvilke opplysninger det gjelder.

Er du leietaker: utleieren din er behandlingsansvarlig for opplysningene om deg i MittBygg. Det er utleier som bestemmer hvilke oppgaver du får, hvilke meldinger du mottar og hvor lenge opplysningene lagres. MittBygg behandler opplysningene på utleiers vegne, som databehandler, etter en databehandleravtale.

Spørsmål om dine opplysninger, innsyn eller sletting rettes derfor til utleieren din. Kontakter du oss direkte, videreformidler vi henvendelsen.

Er du utleier: MittBygg er behandlingsansvarlig for opplysningene om deg som kunde — kontaktopplysninger, brukerkonto, betalingsopplysninger og bruk av tjenesten.

Kontakt MittBygg [Foretaksnavn], org.nr. [org.nr.] [adresse] E-post: [e-post]

2. Hvilke opplysninger behandles

Om leietakere

• Navn, e-postadresse og telefonnummer
• Hvilket bygg og hvilken boenhet du bor i, og start- og sluttdato for leieforholdet
• Brukerkonto, kryptert passord, innloggingstidspunkt og IP-adresse
• Oppgaver du har fått tildelt, når du kvitterte dem ut, og om du var forsinket
• Bilder du laster opp som dokumentasjon, med tidspunkt for opplasting
• Om du har lest og bekreftet meldinger fra utleier
• Tekst du selv skriver i notater og kvitteringer
• Henvendelser du melder inn: tittel, beskrivelse, kategori, hvilken enhet det gjelder, og eventuelle bilder du legger ved

Om utleiere

• Navn, foretaksnavn, e-postadresse og telefonnummer
• Brukerkonto og innloggingsdata
• Opplysninger om bygg og boenheter
• [Betalingsopplysninger, dersom tjenesten er betalt]

Tjenesten er ikke ment for sensitive opplysninger. Legg ikke inn helseopplysninger eller andre særlige kategorier av personopplysninger i oppgaver, meldinger, henvendelser eller bilder.

3. Hvorfor opplysningene behandles, og på hvilket grunnlag

For leietakere er formålet å administrere og dokumentere boforholdet: fordele og følge opp oppgaver knyttet til vedlikehold og sikkerhet, sende informasjon, og dokumentere hva som er gjort.

Behandlingsgrunnlaget er normalt at behandlingen er nødvendig for å oppfylle leieavtalen (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b), eller utleiers berettigede interesse i å drifte og dokumentere vedlikehold av boligen på en forsvarlig måte (artikkel 6 nr. 1 bokstav f). For enkelte oppgaver, som kontroll av røykvarslere, følger plikten også av lov og forskrift (artikkel 6 nr. 1 bokstav c).

For utleiere er formålet å levere, drifte, sikre og videreutvikle tjenesten. Grunnlaget er avtalen om bruk av tjenesten og vår berettigede interesse i sikker drift.

4. Bilder

Bilder brukes to steder: som kvittering på utførte oppgaver, og som dokumentasjon når du melder fra om noe. Bildet tas i appen og lastes opp med tidspunkt fra vår server.

• Bildene lagres ikke offentlig og er kun tilgjengelige for deg og utleier.
• Vi leser tidspunktet som eventuelt ligger i bildets metadata for å sammenligne det med opplastingstidspunktet. Systemet kan ikke kontrollere hva bildet faktisk viser.
• Ta ikke bilder av andre personer eller av private eiendeler som ikke har noe med oppgaven eller henvendelsen å gjøre.
• Tidsstempelsammenligningen gjelder kun kvitteringsbilder. Et bilde du legger ved en henvendelse er dokumentasjon av et problem, og vi påstår ingenting om når det ble tatt.

4b. Henvendelser

Melder du fra om noe — en lekkasje, noe som er ødelagt — blir det en sak med en samtaletråd mellom deg og utleier.

• Utleier kan skrive interne notater i saken, for eksempel «ringte rørlegger». Disse er kun synlige for utleier og eventuelle medhjelpere. Du ser dem aldri.
• Utleier kan registrere en sak på dine vegne, for eksempel hvis du ringer i stedet for å bruke appen. Det står da i saken hvem som meldte fra og hvem som registrerte den, slik at historikken ikke framstiller det som at du har skrevet noe du ikke har skrevet.
• Du kan ikke slette en sak eller et innlegg selv. En meldt feil er dokumentasjon for begge parter, og ingen av dere skal kunne fjerne den i ettertid. Trenger du noe slettet, gjelder rettighetene i punkt 7.

4c. Utleiers egne dokumenter

Utleier kan laste opp egne dokumenter til byggene sine, for eksempel kvitteringer for materialer og håndverkere, som dokumentasjon på hva som er kjøpt og gjort. Disse er kun tilgjengelige for utleier og eventuelle medhjelpere, deles ikke med leietakere, og skal ikke inneholde opplysninger om deg.

5. Hvor lenge opplysningene lagres

• Bilder knyttet til et avsluttet leieforhold slettes automatisk 12 måneder etter at leieforholdet er avsluttet.
• Bilder som er lagt ved en henvendelse slettes automatisk 12 måneder etter at saken ble markert som løst eller lukket. Selve saken og teksten blir liggende: det er bildene som er personlige, ikke at det var en lekkasje i mars.
• Øvrige opplysninger om avsluttede leieforhold slettes etter [X] måneder, med mindre utleier har dokumentert behov for lengre lagring, for eksempel ved en pågående tvist.
• Sikkerhetslogger lagres i inntil [X] måneder.
• Utleiers egne dokumenter (punkt 4c) slettes ikke automatisk. Utleier sletter dem selv, og alt slettes når organisasjonen slettes.
• Opplysninger om utleiere som kunde lagres så lenge kundeforholdet varer, og deretter så lenge regnskapsloven krever.

6. Hvem opplysningene deles med

Opplysningene selges ikke og brukes ikke til markedsføring mot tredjeparter.

Vi bruker følgende underleverandører til å levere tjenesten:

Alle underleverandører er bundet av databehandleravtale.

Overføring utenfor EØS: opplysningene behandles som hovedregel innenfor EØS. Der en leverandør behandler opplysninger utenfor EØS, skjer det på grunnlag av EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser eller annet gyldig overføringsgrunnlag.

7. Rettighetene dine

Du har rett til å:

• få innsyn i hvilke opplysninger som er registrert om deg
• få rettet opplysninger som er feil
• få slettet opplysninger, innenfor de rammene loven setter
• få begrenset behandlingen
• få utlevert opplysningene dine i et maskinlesbart format
• protestere mot behandling som skjer på grunnlag av berettiget interesse

Er du leietaker, retter du henvendelsen til utleieren din. Er du utleier, retter du den til oss på [e-post].

Slette kontoen selv. Under «Min side» kan du som leietaker slette kontoen din når du vil. Da stenges innloggingen, og navn, e-postadresse og telefonnummer fjernes sammen med bildene du har lastet opp.

Kvitteringene dine blir stående hos utleier, men uten navnet ditt — de vises som «Slettet bruker». Grunnen er den samme som i punkt 4: en kvittering er dokumentasjon for begge parter, utleier er behandlingsansvarlig for den, og den kan ikke fjernes ensidig av den ene. Vil du ha også disse slettet, må du be utleier om det, og de vurderes etter reglene over.

Er du utleier og eier organisasjonen, sletter du hele organisasjonen under «Innstillinger». Da fjernes alt, også kontoen din.

Vi svarer normalt innen 30 dager.

Mener du at opplysningene dine behandles i strid med regelverket, kan du klage til Datatilsynet. Vi setter pris på å få vite om det først, slik at vi kan rette opp.

8. Sikkerhet

• All trafikk er kryptert.
• Passord lagres kun i kryptert form.
• Tilgang er rollestyrt: som leietaker ser du kun dine egne opplysninger og ditt eget bygg.
• Data fra én utleier er teknisk atskilt fra data fra andre utleiere.
• Endringer og innlogginger logges.

Ved brudd på personopplysningssikkerheten varsler vi utleier uten ugrunnet opphold, og bistår med varsling til Datatilsynet og berørte der det kreves.

9. Informasjonskapsler

MittBygg bruker kun informasjonskapsler som er nødvendige for at tjenesten skal fungere, i hovedsak for å holde deg innlogget. Vi bruker ikke informasjonskapsler til sporing eller markedsføring. [Justeres dersom analyseverktøy tas i bruk — da kreves samtykke.]

10. Endringer

Vi kan oppdatere denne erklæringen. Ved vesentlige endringer varsler vi i tjenesten. Datoen øverst viser når erklæringen sist ble endret.